上海市教育委員會 上海市人力資源和社會保障局關于進一步做好本市戶籍往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案相關工作的通知

　　滬教委學〔2023〕32號

　　市學生事務中心，市就業(yè)促進中心，各區(qū)人力資源和社會保障局：

　　根據(jù)《中共中央組織部、人力資源社會保障部等五部門關于印發(fā)〈流動人員人事檔案管理服務規(guī)定〉的通知》(人社部發(fā)〔2021〕112號)和市委組織部、市人力資源社會保障局等六部門《關于進一步加強本市流動人員人事檔案管理服務工作的意見》(滬人社力〔2015〕468號)等要求，為進一步做好本市戶籍往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案(以下簡稱“往屆畢業(yè)生人事檔案”)管理服務工作，有序推動現(xiàn)由市學生事務中心保管的往屆畢業(yè)生人事檔案向本市公共就業(yè)服務機構移交工作，現(xiàn)就有關事項通知如下：

　　一、明確職責分工

　　按照統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、屬地負責、規(guī)范管理的原則,明確各級相關部門職責。市學生事務中心負責統(tǒng)籌規(guī)劃往屆畢業(yè)生人事檔案清理移交工作，做好畢業(yè)生信息比對、檔案整理及移交等工作。市就業(yè)促進中心負責往屆畢業(yè)生人事檔案清理移交工作的業(yè)務指導，協(xié)調(diào)推進檔案移交、接收及后續(xù)管理服務等工作。各區(qū)人力資源和社會保障局在各自職責范圍內(nèi)，指導本區(qū)公共就業(yè)服務機構做好往屆畢業(yè)生人事檔案接收及后續(xù)管理服務等工作。

　　二、確定移交范圍

　　市學生事務中心當前負責保管的、符合下列條件的往屆畢業(yè)生人事檔案，可按本通知要求規(guī)范有序移交至各區(qū)公共就業(yè)服務機構保管：

　　(一)戶籍歸屬明確。畢業(yè)生本人具有本市戶籍，可按屬地化管理的原則明確對應的接收區(qū)。

　　(二)個人信息完善。畢業(yè)生姓名、身份證號碼等個人信息完善。

　　(三)檔案材料完整。畢業(yè)生人事檔案內(nèi)反映其學習工作經(jīng)歷、政治面貌、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的記錄材料基本完整。

　　(四)保管權限清晰。畢業(yè)生在本市無就業(yè)單位，或其就業(yè)單位不具備人事檔案保管資質(zhì)。

　　(五)法律關系清楚。畢業(yè)生本人及家屬，與其畢業(yè)學校、就業(yè)單位及當前檔案保管機構等相關利益方，不存在民事訴訟、勞動糾紛等風險。

　　不符合上述條件的往屆畢業(yè)生人事檔案，仍由市學生事務中心繼續(xù)保管。

　　三、做好交接準備

　　為確保往屆畢業(yè)生人事檔案有序交接，市學生事務中心應對當前保管的人事檔案進行整理，切實做好向本市公共就業(yè)服務機構移交的準備工作。

　　(一)編制人員清單。對于人事檔案符合移交條件的往屆畢業(yè)生，按其戶籍所在區(qū)劃分，以區(qū)為單位分別編制《上海市往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案移交清單》(附件1)，做到一區(qū)一冊，檔案名冊與案卷目錄一一對應，詳細記載人事檔案移交人員的姓名、身份證號碼、戶籍地址、檔案卷數(shù)、檔案材料頁數(shù)以及檔案轉(zhuǎn)出、接收單位經(jīng)辦人員等信息，并簽字蓋章后作為檔案交接憑證。

　　(二)編制檔案清單。往屆畢業(yè)生的人事檔案，應根據(jù)檔案材料的內(nèi)容，制作《上海市往屆高校畢業(yè)生人事檔案材料清單》(附件2)，做到一人一表，材料清單填寫完整并簽字蓋章后，存放于個人檔案內(nèi)。

　　(三)規(guī)范整理檔案。全面梳理往屆畢業(yè)生人事檔案，對原有保管過程中存在補建、遺損等問題的檔案作出相關情況說明，確保移交的檔案能夠真實體現(xiàn)檔案的歷史延續(xù)性。檔案案卷應按有關規(guī)定裝入檔案袋，案卷封面及檔案袋上的姓名、身份證號碼等項目應填寫完整、準確，不得涂改。案卷封面應做到卷皮紙質(zhì)良好，若案卷封面、檔案袋破損嚴重或有涂改，應予以更換。

　　(四)確保檔案安全。往屆畢業(yè)生人事檔案移交前，應對檔案的保管保護狀況開展全面清理和防疫消殺，發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變、破損等問題立即采取消殺、滅菌、修裱等措施，確保檔案實體安全。

　　四、規(guī)范交接流程

　　(一)統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)。市學生事務中心、市就業(yè)促進中心以及各區(qū)人力資源社會保障部門應明確專人負責，加強溝通協(xié)調(diào)，結合各區(qū)公共就業(yè)服務機構人員配置、庫房容量等情況，共同制定往屆畢業(yè)生人事檔案移交時間表，確保檔案移交工作平穩(wěn)有序推進。

　　(二)穩(wěn)妥有序推進。市學生事務中心應按事先商定的工作計劃，向各區(qū)公共就業(yè)服務機構移交往屆畢業(yè)生人事檔案原件，并保持與檔案接收單位的溝通聯(lián)系，及時做好補建、遺損檔案的處理工作。

　　(三)做好告知工作。市學生事務中心充分利用微信公眾號等平臺發(fā)布畢業(yè)生人事檔案移交工作信息，積極做好政策解釋、咨詢溝通和信息公告等工作，方便畢業(yè)生及時查詢了解本人人事檔案移交、保管等情況。學生可通過市學生事務中心微信公眾號(服務大廳-檔案查詢欄目)直接查詢檔案去向。

　　(四)共同化解矛盾。往屆畢業(yè)生人事檔案集中移交工作完成后，市學生事務中心、市就業(yè)促進中心以及各區(qū)公共就業(yè)服務機構應積極做好人事檔案管理服務工作，共同化解涉及往屆畢業(yè)生人事檔案移交方面的投訴、信訪等矛盾糾紛，不斷提升管理服務水平和效能。

　　附件：1.上海市___區(qū)往屆高校畢業(yè)生流動人員人事檔案移交清單點擊查看

　　2.上海市往屆高校畢業(yè)生人事檔案材料清單點擊查看

　　上海市教育委員會

　　上海市人力資源和社會保障局

　　2023年7月18日